Anny

Anny ist ein online Termin- und Ressourcenbuchungssystem, das allen Einrichtungen der LMU in separaten Bereichen (Mandanzen) zur Verfügung steht. Das System ermöglicht internen und externen Kunden Zugriff auf die Services und Ressourcen der LMU, indem Sie online einen Termin oder eine Ressource buchen können.

Sie können sich an Ihre Buchung per E-Mail erinnern lassen, Ihre Daten für die nächste Buchung speichern (in dem Sie sich ein Nutzerkonto anlegen oder via LMU-Benutzerkonto verknüpfen) und Ihre Buchungen und das Nutzerkonto auch selbst wieder löschen.

• Anny wird betrieben von der Anny GmbH. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV) wurde abgeschlossen. Mit der Nutzung des Dienstes stimmen Sie auch den Nutzungsbedingungen der LMU zu, und nehmen die Datenschutzhinweise der Anny GmbH (https://anny.co/privacy) zur Kenntnis.
• Damit Sie den Dienst für öffentliche Ressourcen und Services als Kunde nutzen können, brauchen Sie nur bei bestimmten Buchungen einen Anny-Account. Sie können sich optional über ihre LMU-Benutzerkennung anmelden oder über „Meine Daten für die nächste Buchung speichern“ ein Kundenkonto anlegen.
• Wir empfehlen allen unseren LMU-Kunden ausdrücklich die Verwendung der LMU-Benutzerkennung. Beschäftigte der LMU, die Anny als „interne Kunden“ benutzen, müssen sich via LMU-Benutzerkennung (Shibboleth) authentifizieren.
• Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungshinweise.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Buchung von Ressourcen in Anny. Damit ist gemeint, dass Kunden aus für Sie zu Verfügung stehenden Ressourcen passende Slots auswählen, diese buchen, an die Buchung erinnert werden (optional) oder eigene Buchungen löschen können.
Für die Nutzung des Systems Anny benötigen Sie je nach Service einen individuellen Anny-Account (Selbst angelegt oder via LMU-Benutzerkonto verknüpft). Dafür werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Anny statt.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung von Anny erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. E, Abs. 2, 3 DSGVO, sowie

• Art. 4 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG
• Art. 19 BayDiG
• §10 AGO Bayern
• §18 AGO Bayern
• §5 Abs. 2 DSGVO

In Anny werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen in der Rolle „Kunde“ verarbeitet:

• Accountdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse)
• Log-Daten
• Rechte-Rollenkonzept (z.B. Zugriffsbefugnisse auf Services)
• Zugehörigkeit zu Organisationseinheit (z.B. Fakultät)
• Statusmitteilung
• Weitere individuelle Daten je nach Ressource, z.B. Bibliotheksnummer, Schulungsart, Fachsemester, Fächerkombination. Jedoch keine personenbezogenen Daten besonderer Kategorien, z.B. Gesundheitsdaten
• Zusätzliche optionale Daten die sie freiwillig im System hinterlegen, z.B. Profilbild, Telefonnummer, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum

Erfolgt die Authentifizierung über Shibboleth werden zusätzlich folgende Daten an Anny übertragen und ggf. in diesem Rahmen verarbeitet

• LMU-Benutzerkennung
• Dienstliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
• Einrichtungszugehörigkeit/ Organisationseinheit innerhalb der LMU/Dienststelle
• eduPersonAffiliation (Ihre Rolle innerhalb der LMU, z.B. staff, student, member)

Die Nutzung von Anny findet in der Cloud statt. Aus diesem Grund fallen bei der Nutzung von Anny Daten an, die an den Hersteller übermittelt werden. Das Übermitteln von Daten kann nicht komplett verhindert werden.

Um die Nutzung von Anny entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

• an den Hersteller (Anny GmbH)

Im Rahmen der Datenübermittlung werden die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten. Die Datenübermittlung erfolgt innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO oder in Länder mit einem entsprechend angemessenen und anerkannten Datenschutzniveau. Es erfolgt keine unbefugte Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation.

Anny verwendet so genannt Cookies (Textdateien), die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die für die Nutzung des Dienstes technisch notwendig sind. Es handelt sich um

• Session-Cookies, damit nicht bei jedem Zugriff die Zugangsdaten erneut eingegeben werden müssen.
• Marketing Cookies (optional)
• Analytic Cookies (optional)

Wir empfehlen, aus Gründen der Datensparsamkeit alle optionalen Cookies abzulehnen.

Wenn Sie als Kunde eine Ressource buchen, ist Ihr Benutzerprofil für die LMU-internen Administratoren und Agenten sichtbar. In der initialen Befüllung enthält Ihr Benutzerprofil diese Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Dies ist für die Nutzung ausreichend. Auf freiwilliger Basis können Sie weitere Profilinformationen hinterlegen/ergänzen, ändern bzw. löschen, z.B. Geburtsdatum, Kontaktdaten, Profilbild (Avatar).

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird allerdings empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn dies für eine Nutzung erforderlich ist.

• Die gespeicherten Daten werden verarbeitet, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Anny erforderlich ist.
• Alle personenbezogenen Daten zu Terminbuchungen werden nach 7 Tagen nach Ablauf des Termins automatisch DSGVO konform anonymisiert.
• Nach 6 Monaten Inaktivität wird Ihr Kundenkonto automatisch gelöscht.
• Sie haben die Möglichkeit, Ihren Account jederzeit selbständig zu löschen über https://account.anny.eu/profile

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Supportmailadresse: it-servicedesk@lmu.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
-- Behördlicher Datenschutzbeauftragter --
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Internet: www.datenschutz-bayern.de).

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten die Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung.

Stand: März 2023

Anny ist ein online Termin- und Ressourcenbuchungssystem, das allen Einrichtungen der LMU in separaten Bereichen (Mandanzen) zur Verfügung steht. Das System kann genutzt werden, um Dienststellen / Einrichtungen der LMU die Möglichkeit zu geben, Services und Ressourcen für interne und externe Kunden buchbar zu machen oder Termine zu vergeben.

Sie können sich an Ihre Buchung per E-Mail erinnern lassen, Ihre Daten für die nächste Buchung speichern (in dem Sie sich ein Nutzerkonto anlegen oder via LMU-Benutzerkonto verknüpfen) und Ihre Buchungen und das Nutzerkonto auch selbst wieder löschen.

Für die konkrete Verwendung von Anny stehen den Kunden eine Wissensdatenbank (https://docs.anny.co/de/) und Video-Tutorials (https://www.youtube.com/@anny.company?cbrd=1) zur Verfügung.

Bitte beachten Sie auch die Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen.

• Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein um den Service zu benutzen. Für die Nutzung des Dienstes brauchen Minderjährige die explizite Erlaubnis ihrer Erziehungsberechtigten.
• Wir empfehlen Angehörigen der LMU ausdrücklich die Verwendung der LMU-Benutzerkennung.
  LMU-Beschäftigte, die Anny als „interne Kunden“ der LMU nutzen, müssen sich mit ihrer LMU-Benutzerkennung anmelden (Shibboleth Single-Sign-On); sie dürfen nur ein Anny-Konto anlegen, das mit ihrer LMU-Benutzerkennung verbunden ist.
• Wenn Sie eine Buchung nicht wahrnehmen können, stornieren Sie bitte Ihre Buchung rechtzeitig. Wenn Sie wiederholt Buchungen nicht wahrnehmen, können wir Sie von weiteren Buchungen ausschließen.
• Sicherheitsvorfälle, vermutete Sicherheitslücken und einen Missbrauch des Systems müssen Sie unverzüglich an it.security@verwaltung.uni-muenchen.de melden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Supportadresse: it-servicedesk@lmu.de

Es gelten die Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung.

Stand: September 2023