BayernCollab

Der Umzug der LMU-Instanz findet vom 18. – 22. September 2023 statt.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen aufgrund der hohen Anzahl der Arbeitsbereiche nicht mitteilen können, wann Ihr(e) Bereich(e) im Einzelnen genau umgezogen wird/werden.

Wenn ein Arbeitsbereich migriert wird, wird ein Banner angezeigt, dass dieser Prozess nun läuft und Änderungen, die ab jetzt im LMU-Confluence vorgenommen werden, nicht ins neue „BayernCollab“ übernommen werden.

Links auf Confluence-Bereiche/Seiten im „alten“ LMU-Confluence werden nach Möglichkeit automatisch auf die entsprechenden Bereiche/Seiten im neuen „BayernCollab“ umgeleitet und können anfangs weiter genutzt werden.

Bitte überprüfen Sie (vor allem im Vorfeld der Migration) die Berechtigungen Ihrer Arbeitsbereiche (und ggf. auch die Seitenbeschränkungen) und nehmen Sie dies auch zum Anlass, die Mitglieder und Berechtigungen Ihrer Arbeitsbereiche ggf. zu bereinigen; prüfen Sie dabei ebenfalls, ob einzelne Bereiche überhaupt noch benötigt werden und vor der Migration gelöscht werden können.

Im Zusammenhang mit der Umstellung auf das neue „BayernCollab“ gilt es zu beachten, dass die Öffnung eines Arbeitsbereichs für „Anonym" zur Folge haben wird, dass ein Bereich auch ohne (!) Login sichtbar und damit komplett öffentlich ist (sofern keine weiteren Seitenbeschränkungen vorliegen). Bitte überprüfen Sie auch hier nochmal die Berechtigungen Ihrer Arbeitsbereiche (auch der persönlichen). In der Woche vor Beginn der Migration werden aus Sicherheits- und Datenschutzgründen Berechtigungen für „Anonym“ bei Arbeitsbereichen gelöscht, die derartige Berechtigungen gesetzt haben. Sollte es nach der Migration weiterhin erforderlich sein, dass Ihre Arbeitsbereiche für „Anonym“ geöffnet werden müssen, werden wir Sie rechtzeitig über den neuen Freigabeprozess informieren.

Durch den Umstieg auf das neue „BayernCollab“ profitieren unsere Nutzer*innen erheblich: Es fließen die Erweiterungen (z. B. LaTex, FlowBoard) der bisher separaten Confluence-Instanzen aller beteiligten Einrichtungen zusammen und stehen somit allen Nutzer:innen zur Verfügung, wodurch sich viele neue, praktische Features ergeben werden. Gerade dieser Umstand stellt eine große Bereicherung dar, da der Funktionsumfang der Software erheblich steigen wird.

BayernCollab dient als Enterprise Wiki zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Vernetzung und zur Dokumentation. Es eignet sich als Enterprise Wiki zur gemeinschaftlichen Wissensdokumentation bei wissenschaftlichen Forschungsvorhaben etwa innerhalb von Arbeitsgruppen, wo die Software z. B. als Laborbuch genutzt werden kann. Es dient der Zusammenarbeit von Mitgliedern der LMU als auch von LMU-Mitgliedern mit Personen anderer Hochschulen und Universitäten Bayerns.

Andere teilnehmende bayerischen Hochschulen und Universitäten können BayernCollab auch dafür verwenden, um gemeinsam und zeitgleich in „Spaces“ (geschlossene individuelle Arbeitsbereiche innerhalb von BayernCollab) zu arbeiten. Die Funktionen sind einfach, intuitiv bedienbar und ermöglichen bayernweit den Austausch von Informationen, Dateien, Bildern, Videos etc.

Der Dienst kann nur im Rahmen Ihrer Zugehörigkeit zur LMU und im Rahmen der Erfüllung von Dienstaufgaben genutzt werden.

• BayernCollab ist eine Software der Firma Atlassian, für alle bayerischen Hochschulen und Universitäten betrieben durch das LRZ. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV) wurde abgeschlossen. Mit der Nutzung des Dienstes/Freischaltung im Benutzerkonto/Registrierung akzeptieren Sie auch die Benutzungsrichtlinien des LRZ (https://www.lrz.de/wir/regelwerk/benutzungsrichtlinien.pdf) und der LMU (https://www.lmu.de/de/die-lmu/struktur/zentrale-universitaetsverwaltung/informations-und-kommunikationstechnik-dezernat-vi/benutzungsrichtlinien-fuer-informationsverarbeitungssysteme/index.html) sowie die Datenschutzhinweise des LRZ (https://www.lrz.de/datenschutzerklaerung/)
• Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen.
• Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht.
• Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie zur Verfügung gestellt haben oder die im Rahmen der Tätigkeit an der LMU über Sie in zulässiger Weise erhoben wurden (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von BayernCollab statt.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung von BayernCollab erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 DSGVO, Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 5 Abs. 1 BayDSG, Art. 2 BayHIG.

Soweit Sie personenbezogene Daten freiwillig angeben und Ihr Nutzungsprofil ergänzen, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 Buchst. a DSGVO.

In BayernCollab werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Name
• Vorname
• LMU-Benutzerkennung bzw. LRZ-Kennung
• dienstliche LMU-E-Mail-Adresse
• Ihre Einträge in BayernCollab
• Optionale Daten: Profilbild, Profilinformationen (freiwillig)
• Follower
• Logdateien bzw. Aktivitätsprotokoll (u.a. Datum und Uhrzeit eines Ereignisses, Benutzername, Aktion)

Es erfolgt keine unbefugte Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Im Rahmen der Datenübermittlung werden die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen beachtet. Die Datenübermittlung erfolgt nur in Länder innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO oder in ein Land mit einem entsprechend angemessenen und anerkannten Datenschutzniveau.

Um die Nutzung von BayernCollab entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen außerhalb der LMU übermittelt werden:

• Übermittlung der Aktivierungsbestätigung an das Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften als Auftragsverarbeiter, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

Es werden keine personenbezogenen Daten an Atlassian Analytics (https://www.atlassian.com/de/agile) übermittelt.

Ihr Benutzerprofil ist für andere AnwenderInnen sichtbar und Sie sind über die BayernCollab-interne Suche bayernweit auffindbar. Ebenso sind Nutzende anderer Hochschulen auffindbar. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der Suche und der entsprechenden personenbezogenen Daten nur zu rein dienstlichen Zwecken und nur soweit erfolgen darf, wie dies im Einzelfall für die Erfüllung des dienstlichen Zweckes erforderlich ist. Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke oder eine Weitergabe der Daten an Dritte ist unzulässig.

Ihr Nutzungsprofil enthält in der initialen Befüllung nur Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Ihre im Benutzerkonto hinterlegte dienstliche LMU-E-Mail Adresse. Alle, die BayernCollab verwenden, können Ihr Nutzerprofil sehen. Eine Einschränkung oder Sperrung der Sichtbarkeit sind technisch derzeit nicht möglich.

Auf freiwilliger Basis können Sie ein Foto hinterlegen oder weitere Profilinformationen ergänzen, ändern bzw. löschen. Aus datenschutz- und datensicherheitsrechtlichen Gründen wird dringend empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und der Zweckbindung sowie von privacy by default (Datensparsame Grundeinstellung) zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, soweit dies für die Erfüllung der der LMU obliegenden Aufgaben zwingend notwendig ist. Das bedeutet von optionalen Angaben (z.B. Profilbild) keinen Gebrauch zu machen und anderen Nutzenden nicht zu folgen, da auch diese Angaben für alle BayernCollab-Nutzenden sichtbar sind. Für die Nutzung von BayernCollab sind ergänzende Profilinformationen oder Follow-Daten nicht erforderlich.

Bei der Zusammenarbeit an Inhalten oder Dokumenten innerhalb Ihrer Spaces werden die Änderungen, die Sie oder andere an gemeinsam bearbeitbaren Dokumenten vornehmen, für alle BayernCollab Nutzenden sichtbar sein.

Es ist möglich, dass andere AnwenderInnen auch von außerhalb Ihrer Spaces sehen, welche Änderungen und zu welchem Zeitpunkt Sie vorgenommen haben.

Die gespeicherten Daten werden verarbeitet, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von BayernCollab erforderlich ist. Sie können und sollten Ihre

erstellten Inhalte, z.B. auch Spaces, jederzeit selbst löschen, sobald bzw. soweit diese nicht mehr für den dienstlichen Zweck erforderlich sind.

Freiwillige Angaben im Nutzungsprofil können jederzeit selbst entfernt oder geändert werden.

Ihr BayernCollab-Profil und die damit verbundenen personenbezogenen Daten bleiben für andere BayernCollab-Nutzer bis zu 3 Monate nach der Löschung Ihres LMU-Benutzerkontos sichtbar.

Gelöscht wird Ihr LMU-Benutzerkonto ein Jahr nach Ihrem Ausscheiden aus der LMU. Danach wird Ihr BayernCollab-Profil anonymisiert, statt Ihres Namens wird „unbekannter Nutzer (kennung)“ angezeigt.

Die Dokumenteigenschaften von Anhängen (unabhängig von BayernCollab erstellte Einzeldokumente), ggf. einschließlich des Namens der Erstellerin / des Erstellers, bleiben auch nach der Anonymisierung Ihres BayernCollab-Profils erhalten.

Bitte beachten Sie: Ihre Profilinformationen oder auch personenbezogenen Daten in „Spaces“ können von anderen Nutzenden frei eingesehen werden. Es ist daher nicht ausgeschlossen, dass diese Daten zweckwidrig verwendet und unbefugt genutzt werden können. Eine endgültige Löschung dieser Daten kann durch die LMU daher nicht garantiert werden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Referat IV.3
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Supportmailadresse: confluence.support@verwaltung.uni-muenchen.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
-- Behördlicher Datenschutzbeauftragter --
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Internet: www.datenschutz-bayern.de).

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten die Datenschutzinformationen in der zum Zeitpunkt der Nutzung jeweils geltenden Fassung.

Stand: Juli 2022

BayernCollab eignet sich als Enterprise Wiki zur gemeinschaftlichen Wissensdokumentation etwa innerhalb von wissenschaftlichen Arbeitsgruppen, wo die Software z. B. als Laborbuch genutzt wird. Damit Sie das LMU-Confluence nutzen können, ist es erforderlich, Ihre LMU-Benutzerkennung für diesen Dienst frei zu schalten. Dieser Vorgang ist nicht reversibel.

Confluence wird betrieben vom Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften (LRZ). Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung für das LMU-Confluence stimmen Sie zugleich den Benutzungsrichtlinien des LRZ und der LMU zu.

• Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein, um den Service zu benutzen. Wenn Sie jünger als 16 Jahre sind, brauchen Sie für die Nutzung des Dienstes die explizite Erlaubnis Ihrer Sorgeberechtigten.
• Damit Sie den Dienst nutzen können, brauchen Sie eine LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Der Dienst ist mit dem zentralen Identity Management der LMU verbunden. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung des Dienstes nicht möglich und zulässig.
• Mit der Freischaltung Ihrer LMU-Benutzerkennung für BayernCollab ist verbunden, dass Ihr Name, Ihre LMU-Benutzerkennung und ggf. weitere Angaben, soweit Sie diese in BayernCollab einpflegen, allen anderen Usern (u.a. auch von anderen teilnehmenden bayerischen Universitäten und Hochschulen) angezeigt werden. Die entsprechenden Daten anderer Nutzenden dürfen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken verwendet und nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden.
• Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Rechtevergabe für einen Space die richtigen Personen zuordnen, vor allem, wenn es mehrere Personen mit dem selben Vor- und Nachnamen gibt - Die LRZ-ID wird nur einmalig vergeben.
• BayernCollab darf nur zu dienstlichen Zwecken, d.h. zur Erfüllung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der LMU genutzt werden. Eine Nutzung zu privaten Zwecken ist untersagt.
• In BayernCollab dürfen keine personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (u.a. Gesundheitsdaten, Daten zur politischen oder sexuellen Orientierung), Daten die einem Berufsgeheimnisschutz (§ 203 StGB) oder einer besonderen Verschwiegenheitspflicht (z.B. Personalaktendaten) unterliegen, oder sicherheitskritische Informationen (z.B. Zugänge und Passwörter) verarbeitet, insbesondere gespeichert oder mit anderen Nutzenden ausgetauscht werden.
• Alle gesetzliche Bestimmungen, insbesondere des Urheberrechts und des Datenschutzrechts, sind einzuhalten. Bei der Verlinkung auf externe Webseiten müssen Sie stets prüfen, dass diese keine rechtswidrigen Inhalte aufweisen und die Linksetzung auch im Übrigen nicht gegen geltendes Recht verstößt, z.B. unter Umgehung von Schutzmaßnahmen erfolgt.
• Sie dürfen keine gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßende, pornographische, obszöne, diffamierende, verleumderische, beleidigende, bedrohende, volksverhetzende oder rassistische Inhalte in BayernCollab einstellen, strafbewehrte Handlungen werden geahndet.
• Sicherheitsvorfälle, vermutete Sicherheitslücken und einen Missbrauch des Systems müssen Sie unverzüglich an it.security@verwaltung.uni-muenchen.de melden.
• Die Bearbeitung von Dokumenten und Daten, die personenbezogene Informationen anderer Personen als des Bearbeiters enthalten (Fotos, Audio- und Videoaufnahmen, etc.), ist nur mit ausdrücklicher (schriftlicher) Zustimmung der betroffenen Personen erlaubt.
• Daten aus BayernCollab dürfen nicht für die Verhaltens- und Leistungskontrolle verwendet werden.
• Das Einstellen von Inhalten zum Zwecke der Werbung jeder Art, sowie die Übermittlung von Informationen, welche Schadware, z.B. einen Virus, einen Fehler, Manipulationen oder ähnliche schädigende Elemente enthalten, ist untersagt, ebenso wie das Einstellen von Inhalten, die das Ansehen der LMU oder des Klinikums der Universität München (KUM) schädigen.
• Wenn Sie über BayernCollab personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, die über die Standarddaten hinausgehen (s. Datenschutzhinweise), müssen Sie bzw. der Space Admin möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen. Soweit erforderlich sind eine Verarbeitungsbeschreibung oder zusätzliche Datenschutzinformationen zu erstellen. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf zur Klärung an Ihre Datenschutzkontaktperson.
• Es ist möglich, Spaces auch ohne Login öffentlich sichtbar zu machen. Sie können das als Space Admin beantragen, und sind dann verpflichtet, die Vorgaben dazu einhalten. Öffentlich sichtbare Spaces müssen die telemedienrechtlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere eine Anbieterkennzeichnung (Impressum) vorsehen. Alle Informationen zur „Veröffentlichung“ von Spaces finden Sie im LMU-Benutzerkonto.
• Nicht mehr erforderliche oder inaktive Spaces bzw. Daten sind unverzüglich zu löschen oder zu anonymisieren, soweit im Einzelfall keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten.

Bitte beachten Sie, dass dieses IT-Angebot möglicherweise zeitweise nicht zur Verfügung steht, z.B. aufgrund von Wartungsarbeiten. Wir informieren Sie – soweit uns das möglich ist – rechtzeitig über eine Nichtverfügbarkeit.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
VI.3 - Anwendungsbetreuung
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Confluence.Support@Verwaltung.Uni-Muenchen.DE

Es gelten die Nutzungsbedingungen in der zum Zeitpunkt der Nutzung aktuellen Fassung. Stand: 08.02.2024