LMU-Chat (nur noch bis 30.09.2024 verfügbar)

Nachrichten in LMU-Chat werden in sog. Kanälen geführt. Es wird zwischen drei Arten von Kanälen unterschieden:

• Öffentlich Kanäle
  Kennzeichen: Hashtag. Diese Kanäle können von allen Nutzern von LMU-Chat eingesehen werden. Üblicherweise können hier alle Teilnehmer Beiträge lesen und schreiben.
• Private Kanäle
  Kennzeichen: Schloss. Separate Besprechungsräume, bei denen eine Einladung durch den Besitzer des Raums erforderlich ist. Standardmäßig können alle zugelassenen Teilnehmer Beiträge lesen und schreiben.
• Private Nachrichten
  Kennzeichen: keines, es wird stattdessen der Status des Gesprächspartners angezeigt. Informationen werden ausschließlich zwischen zwei Personen ausgetauscht.
• Um mit einem bestimmten Benutzer in Dialog zu treten, müssen Sie keinem Kanal beitreten oder einen eigenen Kanal anlegen, es reicht ein Klick den Avatar bzw. das Symbolbild des gewünschten Gesprächspartners.

• Raum verstecken: der Raum verschwindet aus der Liste der Kanäle. Der Befehl kann nützlich sein, wenn die Listewegen zu vieler selten genutzter Kanäle unübersichtlich wird. Ansonsten ändert sich dadurch nichts und der Kanal lässt sich z.B. über die Suchfunktion wieder der Liste hinzufügen.
• Als ungelesen markieren: Erzwingt ein Verhalten analog zu E-Mails. Der betreffende Kanal wird so behandelt, als hätten Sie nicht alle darin befindlichen Beiträge gelesen. Dies kann sich je nach Ansichtseinstellung auf die Reihenfolge der Kanäle auswirken.
• Favorit: Hiermit wird der betreffende Kanal zu Ihrem Liebling heraufgestuft, was sich ebenfalls beim Ranking bemerkbar machen kann.
• Raum verlassen: Selbsterklärend, Sie ziehen sich aus dem Raum zurück. Als Besitzer eines Raums können Sie diesen erst dann verlassen, wenn von Ihnen ein neuer Besitzer bestimmt wurde.

• Suche: Hier können Sie nach Personen oder Ihnen zugänglichen Kanälen suchen.
• Verzeichnis: Hier werden alle zugänglichen Kanäle und alle Teilnehmer in einer durchsuchbaren Listenansicht dargestellt.
• Ansichts-Modus: Hier lässt sich steuern, wie die Übersicht der Kanäle angezeigt wird.
• Art: Hier lassen sich die Kanäle gruppieren und deren Reihenfolge einstellen.

• In der linken oberen Ecke befindet sich ein Symbol mit dem Initial Ihres Familiennamens oder Ihrem Avatar. Ein Klick darauf öffnet das entsprechende Menü
• Über den Punkt [Mein Konto] konfigurieren Sie alles, was mit Ihrem Konto zusammenhängt. Die vorgegebenen Einstellungen sind grundsätzlich akzeptabel. Änderungen sollten Sie erst dann vornehmen, wenn Sie eine Weile mit dem Programm gearbeitet haben.
• Hier können Sie u.a. einen Avatar einrichten, die Benachrichtigungen festlegen, eine Rechtschreibprüfung aktivieren und Ihren Status konfigurieren.

Sie können ganz nach Bedarf eigene Kanäle einrichten und Benutzer dazu einladen. Wenn Sie einen Kanal anlegen, sind Sie automatisch der Besitzer dieses Kanals und können alles darin administrieren. Sie erkennen Ihre Rolle daran, dass bei Beiträgen hinter Ihrem Namen der ehrfurchtgebietende Titel „owner“ aufgeführt wird.

In einem Kanal werden folgende Rollen unterschieden:

• Besitzer (owner): kann Personen ein- und ausladen, Rollen vergeben, fremde Beiträge editieren und den Raum anpassen, inklusive dessen Löschung.
• Moderator (moderator): kann Personen ein- und ausladen sowie fremde Beiträge editieren.
• Diskussionsleiter (leader): agiert wie ein normaler Benutzer, allerdings wird der Avatar prominent als Ansprechpartner beim Raumtitel eingeblendet.

• Zur Eingabe dient das Feld "Nachricht" am unteren Ende des rechten Bildschirmseite. Nach dem Tippen des ersten Zeichens erscheint am Ende das Symbol eines Papierfliegers. Ein Klick auf dieses Symbol (oder das Drücken der Enter-Taste) stellt Ihre Nachricht in den Kanal.
• Für einfache Formatierung stehen unter dem Eingabefeld die nötigsten Dinge wie fett, kursiv und durch gestrichen bereit. Mittels der Erweiterung KaTeX sind aber auch komplexere Gebilde wie mathematische Formeln machbar.
• Klickt man auf das Smiley-Symbol am Anfang der Eingabezeile öffnet den Dialog zur Eingabe von Emoticons.
• Um einen mehrzeiligen Text zu verfassen, drücken Sie die Tastenkombination SHIFT (Hochstelltaste) + ENTER, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
• Teilnehmer ansprechen: Um einen Teilnehmer in einem Kanal gezielt anzusprechen, tippen Sie in Ihrem Text das @-Zeichen, gefolgt von dem Namen des Teilnehmers, z.B. @Mustermann. Nach wenigen Buchstaben wird der Name automatisch ergänzt. Diese Art der Erwähnung sorgt dafür, dass der betreffende Teilnehmer über die Benachrichtigungsfunktion informiert wird, dass sein Name in einem Gespräch gefallen ist.
• Infos und Bearbeiten: Die meisten Optionen stehen wie üblich über die drei Punkte (am Zeilenende jedes Beitrags) zur Verfügung. Das Menü beinhaltet Funktionen wie Info, direkte Antwort, Bearbeiten, Permalink, etc.

• Zitieren vs. Antworten: Zitieren verhält sich ähnlich wie Antworten, nur mit dem Unterschied, dass der Verfasser der Originalnachricht nicht benachrichtigt wird.
• Es kann vorkommen, dass Bildelemente nicht mehr angezeigt werden oder die Anzeige generell fehlerhaft ist. In diesem Fall hilft der Befehl View – Current Server – Reload bzw. die Tastenkombination STRG + R.

LMU-Chat ist ein Messaging Dienst, der von allen Beschäftigten und Studierenden der LMU genutzt werden kann. Als Plattform dient die Open-Source Software Rocket.Chat. Der Dienst kann entweder über den Browser oder über Client-Software genutzt werden.

Damit Sie den Dienst nutzen können, bedarf es einer LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Der Dienst ist mit dem zentralen Identity Management System verbunden. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung von LMU-Chat nicht möglich und zulässig.

LMU-Chat wird betrieben vom LRZ, mit dem LRZ besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung stimmen Sie der für den Betrieb des Chats erforderlichen Datenverarbeitung auf Basis der jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ zu und müssen bestätigen, dass Sie die Nutzungs- und Datenschutzhinweise der LMU zur Kenntnis nehmen.

Der LMU-Chat dient als Tool zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Vernetzung und zum informellen Austausch zwischen den Mitgliedern der LMU. Hierzu besteht die Möglichkeit der Einrichtung von privaten und öffentlichen Kanälen Die Funktionen sind einfach, intuitiv bedienbar und ermöglichen das Versenden von Informationen, Dateien, Bildern, Videos. Für den Austausch von umfangreichen Datensätzen, der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) oder zum Austausch über Geschäftsgeheimnisse ist der LMU-Chat nicht gedacht und darf hierfür nicht genutzt werden. Ebenso ist die Nutzung ausschließlich für zulässige und rechtmäßige Datenverarbeitungen gestattet.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Zugehörigkeit zur LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG) bzw. die Sie im Rahmen der Nutzung selbst angeben (z.B. Foto). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von LMU-Chat statt.

Ihr Benutzerprofil enthält in der initialen Befüllung nur Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Ihre im Benutzerkonto hinterlegte LMU-E-Mail-Adresse. Dies ist für die Nutzung ausreichend. Auf freiwilliger Basis können Sie ein Foto hinterlegen oder weitere Profilinformationen ergänzen, ändern bzw. löschen, z.B. zu Ihrer Erreichbarkeit. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird allerdings empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn und soweit dies für die Nutzung von LMU-Chat erforderlich ist.

Auffindbarkeit von Nutzern und Sichtbarkeit Ihrer Aktivitäten bzw. Lesbarkeit Ihrer Nachrichten im LMU-Chat

Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt, d.h. nur die Endnutzer können die Inhalte – insbesondere bei privaten Kanälen - sehen.

Ihr Benutzerprofil ist für alle anderen Nutzer im LMU-Chat mit Vor- und Nachnamen und ggf. den weiteren von Ihnen ergänzten Bild- bzw. Profilinformationen auffindbar, sichtbar und durchsuchbar. Wenn Sie mit der Anzeige Ihres Online-Status nicht einverstanden sind, können Sie diesen verbergen ("unsichtbar").

Jeder Nutzer kann Chatkanäle öffnen oder in solche eingeladen werden. Die Chatinhalte selbst sind nur für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des jeweiligen Chats sichtbar. Nachrichten in Gruppen- oder (öffentlichen) Kanälen sind für alle Teilnehmer der jeweiligen Gruppen oder Kanäle sichtbar.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung von LMU-Chat erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Nutzung des LMU Chat ist freiwillig, eine Nutzungspflicht besteht nicht.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

In LMU-Chat werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Name
• Vorname
• LMU-Benutzerkennung
• Zeitpunkt der Erstanmeldung in LMU-Chat
• Bei jedem Zugriff werden folgende Informationen protokolliert: Zeitpunkt der Anmeldung und Online-Status (sofern aktiviert)

Datenübermittlung

Um die Nutzung von LMU-Chat entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

• LRZ
• Rocket.Chat-Push Gateway

Cookies

LMU-Chat verwendet so genannte Cookies (Textdateien), die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die für die Nutzung des Dienstes technisch notwendig sind. Es handelt sich um ein Session-Cookie, damit nicht bei jedem Zugriff die Zugangsdaten erneut eingegeben werden müssen. Session-Cookies werden beim Schließen des Browsers automatisch wieder gelöscht. Die durch das Cookie erzeugten Informationen werden ausschließlich auf Servern des LRZ gespeichert und nicht an Dritte übertragen.

Löschung des LMU-Chat-Accounts und von Inhalten

Alle Inhalte, Nachrichten und Dateien werden spätestens nach einem Jahr automatisch dauerhaft und irreversibel gelöscht. Alle eigenen Nachrichten und der LMU-Chat-Account selbst können jederzeit selbst gelöscht werden.

Löschung des LMU-Chat-Accounts

Ihr LMU-Chat-Account wird standardmäßig gespeichert, bis Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird. Dies geschieht nach der 90-tägigen Kulanzphase nach Ihren Ausscheiden aus der LMU. Sobald Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird, wird Ihr LMU-Chat Account gelöscht. Damit werden alle direkten Chats ebenfalls gelöscht, und alle Beiträge in Kanälen anonymisiert.

Sie können Ihren LMU-Chat-Account jederzeit selbst löschen, indem das Menü „Mein Konto“ – Profil“ aufgerufen wird. Dann werden alle privaten Chats gelöscht, sowie alle von Ihnen verfassten Nachrichten in gemeinsamen Kanälen auf „Removed User“ umgestellt (anonymisiert). Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen.

Löschung von Inhalten

Sie können Ihre eigenen Inhalte jederzeit (einzeln) löschen. Jeder Kanal kann mit all seinen Inhalten jederzeit von seinem Besitzer gelöscht werden. Besitzer eines Kanals haben die Möglichkeit, Nachrichten und versendete Dateien in einem gewissen Zeitraum zu löschen, also z.B. alle Nachrichten die älter als drei Monate sind.

Datensicherung

LMU-Chat wird auf einem virtuellen Server am Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) gehostet. Die Daten verlassen die LRZ Server nicht. Es wird regelmäßig automatisch ein Snapshot der virtuellen Maschine und der Datenbankinhalte angefertigt.

Für Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräte wird das Rocket-Chat Gateway genutzt. Dieses übergibt die Benachrichtigung über die betriebssysteminternen Push-Services von Apple und Google an den Client. Über diese Gateways werden keine Inhalte, Chat- oder personenbezogene Daten übermittelt. Der mobile Client erhält lediglich einen Hinweis, sich mit dem LRZ-System unter https://chat.portal.lmu.de erneut in Verbindung zu setzen. Jeder Datenaustausch mit Mobilgeräten und sonstigen Clients ist TLS-transportverschlüsselt.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
IT-Servicedesk
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
it-servicedesk@lmu.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
- Behördlicher Datenschutzbeauftragter -
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten die Nutzungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung zum Zeitpunkt der Nutzung von LMU-Chat.

Stand: September 2020

LMU-Chat ist ein Messaging Dienst, der von allen Beschäftigten und Studierenden der LMU genutzt werden kann. Als Plattform dient das quelloffene Rocket.Chat. Der Dienst kann über den Browser oder über Client Software genutzt werden.

LMU-Chat eignet sich als Tool zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Vernetzung und informellen Austausch, z.B. als Koordinationstool für die interne Organisation, für den Austausch von Informationen mit geringer Halbwertszeit oder für kollegiale Absprachen. Bitte beachten Sie, dass alle Inhalte nach spätestens einem Jahr dauerhaft und irreversibel gelöscht werden, daher eignet sich LMU-Chat nicht für die nachhaltige Speicherung von Informationen.

Die Nutzungshinweise zum Tool Omnichannel, einer Livechat-Zusatzfunktion von LMU-Chat, finden Sie hier.TBD

Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise.

• Mit der Freischaltung für LMU-Chat stimmen Sie den jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ zu.

• Sie stimmen zu, dass Ihr Name, Ihre LMU E-Mail-Adresse und ggf. die weiteren freiwilligen Angaben in Ihrem Benutzerkonto allen anderen Nutzern angezeigt werden.

• Die Nutzung von LMU-Chat ist freiwillig, die Nutzung darf nicht verpflichtend sein.

• Anhänge sind auf eine Größe von 50 MB beschränkt.

• Sicherheitsvorfälle, vermutete Sicherheitslücken und ein Missbrauch des Systems müssen Sie unverzüglich an it.security@verwaltung.uni-muenchen.de melden.

• Sie dürfen keine personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (u.a. Gesundheitsdaten, Daten zur politischen oder sexuellen Orientierung...) austauschen.

• Sie sind verpflichtet, alle gesetzliche Bestimmungen insbesondere des Urheberrechts und des Datenschutzrechts einzuhalten.

• Bei der Verlinkung auf externe Websites müssen Sie prüfen, dass diese keine rechtswidrigen Inhalte aufweisen und die Linksetzung auch im Übrigen nicht gegen geltendes Recht verstößt, z.B. unter Umgehung von Schutzmaßnahmen erfolgt.

• Sie dürfen keine gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßende, pornographische, obszöne, diffamierende, verleumderische, beleidigende, bedrohende, volksverhetzende oder rassistische Inhalte in LMU-Chat einstellen.

• Auch das Einstellen von Inhalten zum Zwecke der Werbung jeder Art, sowie die Übermittlung von Informationen, welche Schadware, z.B. einen Virus, einen Fehler, Manipulationen oder ähnliche schädigende Elemente enthalten, ist untersagt, ebenso wie das Einstellen von Inhalten, die das Ansehen der LMU oder des Klinikums der Universität München (KUM) schädigen.
• Sie dürfen Chatinhalte nicht unberechtigt weiter geben oder speichern.
• Nutzung von LMU-Chat für Beschäftigte: Die Nutzung von LMU-Chat ist grundsätzlich freiwillig. Soll LMU-Chat dazu genutzt werden, die Arbeit innerhalb eines Bereichs zu organisieren (d.h. wenn die Beschäftigten den LMU-Chat faktisch nutzen müssen, da sie ansonsten ihre Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigen können), ist eine solche Verpflichtung zur Nutzung durch Beschäftige (und das auch nur innerhalb der jeweiligen Arbeitszeit) nur mit der Zustimmung von Personalrat und behördlichem Datenschutzbeauftragtem möglich. Die Zustimmung ist aber nicht notwendig, wenn der LMU-Chat nur für Nachrichten informatorischer bzw. organisatorischer Art genutzt wird und keine Verpflichtung für die Beschäftigten besteht, diese Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit zu lesen und/oder zu beantworten.

Gespräche in LMU-Chat sind in Kanälen organisiert. Kanäle sind Chatrooms mit vielen nützlichen Funktionen. Es gibt drei Arten von Kanälen: öffentliche Kanäle, private Kanäle und direkte (1-zu-1) Nachrichten.

Öffentliche Kanäle

Öffentliche Kanäle sind für alle Teilnehmer offen, sie eignen sich z.B. für allgemeine Informationen oder Supportangebote. Jeder kann einem öffentlichen Kanal beitreten und auch wieder verlassen.

Private Kanäle

Private Kanäle sind nur für ihre Mitglieder sichtbar. Verwenden Sie private Kanäle auf eine kleine Gruppe von Mitgliedern beschränkte Inhalte, z.B. für eine Einrichtung, ein Seminar, ein Thema.
An privaten Kanälen kann man nur auf Einladung teilnehmen. Standardmäßig können nur Administratoren, Rauminhaber und Moderatoren andere in private Räume einladen.

Private Nachrichten

Private Nachrichten sind Einzelgespräche zwischen zwei Personen. Nur die beiden Beteiligten können die geteilten Inhalte lesen oder selbst Inhalte teilen.

Zuständige Dienststelle

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
IT-Servicedesk
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
it-servicedesk@lmu.de

Es gelten die Nutzungshinweise in der jeweils geltenden Fassung.
Stand: September 2020