Die Geschichte der Studentenkanzlei

Gemäß der ältesten Statuten unserer Universität von 1472 war offizieller Herr über die Universitätsmatrikel der amtierende Rektor, der auch die Gerichtsbarkeit über die Mitglieder der Hohen Schule zu Ingolstadt ausübte. Doch schon damals musste der Rektor nicht selbst die damit verbundenen Schreib- und Verwaltungsarbeiten erledigen. Dafür gab es von Anfang an eine - wenn auch recht überschaubare - Universitätsverwaltung, die neben dem Kastner, der für die Finanzverwaltung zuständig war und dem Kämmerer unterstand, nur noch aus dem Pedell und seinem Gehilfen bestand, die direkt dem Rektor unterstellt waren.

Erster Pedell (primus Bidellus) der LMU war Johannes Altenbeck und seine Aufgaben waren sehr vielseitig: ihm oblag die Überwachung der Studenten hinsichtlich der Einhaltung der universitären Ordnung, bei offiziellen Anlässen trug er zusammen mit seinem Gehilfen dem Rektor die Universitätszepter voraus, er war ebenso persönlicher Diener wie Amtsbote des Rektors, musste aber auch die Reinigung der Hörsäle besorgen sowie die Glocke vor den Vorlesungen läuten und hatte die Aufsicht über den Karzer.

Daneben hatte der Pedell in der Funktion eines Universitätsnotars (universitatis notarius) auch sämtliche Schreibarbeiten und Beurkundungen der Hohen Schule zu erledigen, was nicht nur voraussetzte, dass er einen gewissen Bildungsgrad hatte; grundsätzlich waren die Pedelle bereits zum Zeitpunkt ihrer Anstellung als öffentlich bestellte Notare (nach damaligem Recht also als päpstlich und/oder kaiserlich ernannte Notare) tätig. Dies blieben sie auch während ihrer Tätigkeit als Universitätsnotar, allein schon aus finanziellen Gründen. Als Einkünfte hatten die Pedelle anfänglich nämlich nur ihre Anteile an den Immatrikulations-, Siegel- und Promotionsgebühren; ein festes Grundgehalt bekamen sie nicht, so dass zusätzliche Einnahmen aus der Tätigkeit als öffentlicher Notar sicher überlebensnotwendig waren.

Das erste schriftliche Zeugnis dafür, dass auch die Matrikelführung zu diesen notariellen Aufgaben der Pedelle gehörten, ist übrigens genau 500 Jahre alt; im Vorsatz der Immatrikulationen zum Sommersemester 1515 schreibt der damalige Amtsinhaber: „… die unten stehenden wurden durch mich, Georg Schönlöner, öffentlicher und bei besagter Universität Notar und vereidigter Schreiber, in die Universitätsmatrikel eingeschrieben“ (…subscripti in matriculam universitatis per me Georgium Schönlöner, publicum et prefate universitatis notarium et scribam iuratum, inscripti sunt).
Bereits fünfzig Jahre nach Universitätsgründung wurden jedoch die übrigen Aufgaben des Pedells als des Universitätsnotars „unwürdig“ empfunden, was zu einer institutionellen Trennung des Notariats vom Amt des Pedells führte und 1522 durch eigene Statuten geregelt wurde: neben dem Universitätsnotar Georg Franckman wurde als eigentlicher und einziger Pedell jetzt Johannes Imgartten, selbst ebenfalls öffentlicher Notar, angestellt, der neben seinen Pedellaufgaben auch dem Universitätsnotar bei dessen Arbeit zur Hand gehen konnte. Da für das Vorantragen der Fakultätszepter jedoch zwei Pedelle notwendig waren, sollte Imgartten seinen Pedellgehilfen (substitutum) selbst auswählen - und auch entlohnen, weshalb dieser sich mit der Suche einer geeigneten Person jedoch etwas Zeit ließ. Erst am 2. August 1524 ist ein Ulrich Eberle aus Stoffen als famulus pedelli im Matrikelbuch verzeichnet.
Nicht nur als Imgartten längst zum Universitätsnotar ernannt ist bezeichnet er sich selbst oft noch als "Pedell", sondern auch in anderen schriftlichen Zeugnissen werden bis zur Mitte des 16. Jahrhunderts unter dem Überbegriff pedelli sämtliche Verwaltungsbediensteten der Universität - unabhängig von ihrer tatsächlich ausgeübten Tätigkeit - bezeichnet.

Neben der Protokollierung der Gerichtsverhandlungen des Rektors sowie der Sitzungen des Akademischen Senats oblagen dem Universitätsnotar der gesamte Schreibdienst der Universität, die Ausstellung von Urkunden und eben die Matrikelführung. Auch die vom Rektor als obersten Verwalter der Matrikel ausgestellten Dokumente zum Nachweis über die Universitätsmitgliedschaft einer Person, die litterae testimoniales – die frühe Form der heutigen Studienbescheinigungen - wurden durch den Universitätsnotar ausgefertigt und mussten seine Unterschrift tragen.

Im Notariatsstatut von 1522 wird auch die Einrichtung einer „Kanzlei“ (cancellaria) erwähnt, die jedoch nicht im klassischen institutionellen Sinne zu verstehen ist, sondern hier als Raum zur Aufbewahrung sämtlicher Universitätsakten, also als eine Art Registratur oder Archiv. Dass neben der Führung der Akten auch deren Archivierung zu den Aufgaben des Universitätsnotars gehörte, zeigt sich schon daran, dass diese „Kanzlei“ nur mit Hilfe zweier Schlüssel gleichzeitig geöffnet werden konnte: für das eine Schloss besaßen jeweils der Rektor, der Kämmerer sowie die Dekane einen Schlüssel, für das zweite allein der Notar, der somit bei jeder Öffnung zwingend anwesend sein musste.
Wurde 1522 der Universitätsnotar bei seinen Arbeiten noch vom Pedell unterstützt, stellte Johannes Imgartten – 1549 inzwischen selbst Inhaber dieses Amtes – bereits einen eigenen Schreiber (notarii… amanuensis et scriba) an.

Und in den Jahren 1564 bis 1568 werden im Matrikelbuch insgesamt sogar vier Personen als famulus notarii eingeschrieben. Diese personelle Unterstützung durch festangestellte Schreiber und eigene Hilfskräfte weist deutlich darauf hin, dass an der Hohen Schule de facto längst auch eine Kanzlei im Sinne einer für das amtliche Schrifttum zuständigen Verwaltungsstelle entstanden war, die der Universitätsnotar leitete. 1590 sind dort neben dem Universitätsnotar Bartholomäus Hafner ein eigener Schreiber für den Rektor (magnifici domini rectoris scriba), ein Schreiber und Famulus des Notars (notarii scriba et famulus) sowie der päpstliche Notar und Student der Rechtswissenschaften David Mörlin tätig, der bis 1598 die Matrikelbücher der Universität schreibt.

Die Matrikeln, in die alle Mitglieder der Hohen Schule eingeschrieben wurden (also neben den Studenten auch die Professoren, Magister und Bediensteten) bildeten so zusagen das schriftliche Herzstück und Gedächtnis der Universität als privilegierter Korporation, weshalb sie beim Rektoratswechsel wie die übrigen Insignien feierlich an den neu gewählten Rektor übergeben wurden. Dieser zentralen Bedeutung entsprechend wurden sie seit Gründung der Universität von den Universitätsnotaren auch mit größter Sorgfalt geführt, was auch in ihrer äußeren Gestaltung einen sichtbaren Niederschlag fand. Bis Mitte des 17. Jahrhunderts zieren aufwendige Buchmalereien die Vorsatzblätter der einzelnen Rektoratsperioden (in der Regel immer zwei Semester) und die Universitätsnotare stellten bei den Namenslisten der Immatrikulierten ihre kalligraphischen Fähigkeiten unter Beweis, wie zum Beispiel Christoph Eyser, von dessen Hand die gesamte Reinschrift des Matrikelbandes von 1605 bis 1613 stammt.

Hundert Jahre später jedoch, als die Matrikeln längst ihre institutionelle zentrale Bedeutung für die Universität verloren hatten, war offenbar auch jene Sorgfalt erloschen, mit der sie zu Eysers Zeiten seitens der Kanzlei noch geführt wurden. Am 3. Mai 1748 sah sich Kurfürst Max III. Joseph nämlich veranlasst, dem amtierenden Universitätsnotar Johannes Georg Agricola übermitteln zu lassen: "...nitmünder befelchen wür auch, daß der Notarius dem Vernehmen nach vor mehr als 20. Jahren her abgängige Universitets – Matriculn ohne Anstand ad Archivum nachtragen solle.“

Der Begriff „Kanzlei“ als institutionelle Verwaltungsstelle wird erstmals 1803 verwendet, als der Actuar Heinrich Müller als Schreiber „in Cancellaria Universitatis nostrae“ seinen Dienst antritt. Zeitgleich wird die Amtsbezeichnung „Universitätsnotar“ - Anfang des 19. Jahrhunderts wurde das Notariatswesen in Bayern neu geordnet – durch den Titel „Universitätssekretär“ (Universitatis Secretarius) abgelöst und die Amtsinhaber sind „Leiter der Universitätskanzlei“ (academicae Cancellariae praefectus). Die Tätigkeiten der Kanzleibediensteten bleiben im Wesentlichen unverändert, wie auch aus dem Tagebucheintrag eines Studenten ersichtlich wird, der sich 1821 an der inzwischen nach Landshut verlegten LMU immatrikulieren lässt: „Die Magnifizenz besieht sich die Atteste und der daneben sitzende Aktuar und Notar fertigt um vier Gulden 30 Kreuzer, die weh tun und besser verschmauset würden, die Matrikel aus.“ (Werner Ebermeier: Studentenleben vor 200 Jahren. Die Landshuter Jahre der Ludwig-Maximilians-Universität 1800-1826, Band 5 der Reihe LMUniversum, München 2007, S. 29).

Nach der Translokation der LMU nach München 1826 ist die Personalstärke der Universitätskanzlei, die weiterhin dem Rektor zugeordnet und dem Universitätssekretär unterstellt bleibt, mit durchschnittlich vier Mitarbeitern das gesamte 19. Jahrhundert hindurch konstant. Geleitet wird die Kanzlei von einem königlichen Beamten.

Bei kontinuierlich steigenden Studierendenzahlen bleibt Aufgabenschwerpunkt der Kanzlei die Studierendenverwaltung. Die dabei zu erledigenden Tätigkeiten sind aus den 1849 vom König neu erlassenen Statuten gut zu eruieren und decken sich im Wesentlichen mit den heutigen Aufgaben der Studentenkanzlei: Neben der Immatrikulation und Überprüfung der dafür notwendigen Zugangsvoraussetzungen, musste den Studierenden eine „Matrikel-Urkunde“ (Immatrikulationsbescheinigung) und eine „Legitimationskarte“ (Studierendenausweis) ausgefertigt werden, nach den Ferien mussten sich in der Kanzlei alle Studierenden „zur Inscription in das Semestralregister“ melden (entspricht der heutigen Rückmeldung), wobei ihre "Matrikel“ (Studienpapiere) erneuert wurde. Ein Wohnungswechsel musste vom Studenten der Kanzlei „binnen 24 Stunden“ angezeigt werden (Adressänderungen sind heute “unverzüglich“ zu melden) und es waren Exmatrikulationen durchzuführen, etwa wegen unterlassener fristgerechter Rückmeldung (wie heute).

1920 wird die inzwischen gewachsene Universitätsverwaltung neu gegliedert. Unter der Leitung des Universitätssyndikus gibt es jetzt ein dem Rektorat zuarbeitendes „Sekretariat“ für die allgemeinen Verwaltungsarbeiten (welches ab 1925 durch eine eigene „Schreibstube für Rektorat und Verwaltungsausschuß“ verstärkt wird) sowie eine „Kanzlei für Studentenangelegenheiten“, auch „Universitätskanzlei“ genannt – die Studierendenverwaltung ist nun von den übrigen Aufgaben innerhalb der Rektoratsverwaltung organisatorisch getrennt. Bereits 1914 wurde die Matrikelführung auf Karteikarten umgestellt, die bis zur Einführung der EDV Ende der 1960er Jahre beibehalten werden.

Die „Machtergreifung“ der Nationalsozialisten 1933 brachte eine Vielzahl von Änderungen für die LMU, die auch Auswirkungen auf die Arbeit der Kanzlei für Studentenangelegenheiten hatte, die ab 1934 in „Kanzlei B“ umbenannt wird (das bisherige „Sekretariat“ erhält die Bezeichnung „Kanzlei A“): nachdem zum Sommersemester 1933 an der LMU das neue nationalsozialistische Studentenrecht in Kraft getreten war, hatte die Kanzlei die Erbringung der so genannten „Ahnennachweise“ aller Studierenden zu überwachen.

Als 1938 die für die komplexe und verwaltungsintensive Hörgelderhebung zuständige Universitätsquästur abgeschafft und deren Aufgaben dem Rektorat übertragen werden, übernimmt die neu eingerichtete „Kanzlei C“ die Festsetzung der Gebühren, die neu errichtete „Universitäts-Kasse“ die Erhebung derselben. Die bis dato in der Kanzlei für Studentenangelegenheiten angesiedelte Prüfungsverwaltung wird in eine eigene „Prüfungskanzlei“ ausgelagert. Kanzlei B und C (ab 1944 werden sie in Kanzlei I und II umbenannt) erledigen zu diesem Zeitpunkt den Aufgabenzuschnitt der heutigen Studentenkanzlei.

Beim Luftangriff am 13. Juli 1944, bei dem das Hauptgebäude der LMU stark beschädigt wurde, gerieten auch die Räume der Studentenkanzlei in Brand. Durch den beherzten Einsatz von Mitarbeitern konnten jedoch größere Verluste verhindert werden, wie der noch erhaltene Zeitzeugenbericht des Kanzleibediensteten Josef Flachslander belegt.

Nach dem Zweiten Weltkrieg bleibt die Organisation der Universitätsverwaltung zunächst unverändert, wie die Satzung der LMU von 1953 belegt: der Syndikus leitet „im Auftrage und nach Weisung des Rektors die allgemeine Universitätsverwaltung. Zu dieser gehören: 1. die Rektoratskanzlei, 2. die Studentenkanzlei, 3. die Gebührenfestsetzungsstelle…“.

Die 1965 neu in Kraft getretene Satzung jedoch hat eine grundlegende Umstrukturierung der Verwaltung zur Folge. Jetzt steht an der Spitze als leitender Beamter erstmals ein Kanzler, die Verwaltung wird in Abteilungen und Referate unterteilt; innerhalb der Abteilung II erledigen die Referate 6 „Einschreibung, Studentenkartei“ und 7 „Gebührenfestsetzung“ die heutigen Aufgaben der Studentenkanzlei. Im selben Jahr wird eine zentrale EDV für die Matrikelverwaltung eingeführt und das bisherige Karteikarten-System wird schrittweise abgelöst. Nachdem 1966 an der LMU erstmalig der Zugang zu bestimmten Studiengängen mit einem Numerus clausus beschränkt wurde, wird aufgrund der damit verbundenen Verwaltungsaufgaben 1968 die Immatrikulation aus dem Referat 6 in ein neues Referat 5 „Neueinschreibungen und allgemeine Studienauskünfte“ ausgegliedert. 1971 wird das komplizierte und verwaltungsaufwändige Hörergeld abgeschafft und durch ein gebührenfreies Belegverfahren ersetzt, das Referat 6 mitverwaltet; Referat 7 „Gebührenfestsetzung“ wird aufgelöst. Da jedoch die Kontrolle der Lehrveranstaltungsbelegungen durch die Verwaltung jedes Semester von inzwischen 44.000 Studierenden kaum noch zu bewältigen war, wird diese 1981 zunächst eingestellt, bis 1988 die förmliche Belegpflicht an der LMU gänzlich abgeschafft wird.

Diese Aufgabenteilung in ein Referat „Hochschulzugang“, das die Bereiche Zulassung, Immatrikulation und allgemeine Studienauskünfte verantwortet, und ein Referat „Studentenkanzlei“, das für die Bereiche Matrikelführung, Rückmeldung, Studiengangwechsel, Gasthörer sowie (bis 1988) Belegverfahren zuständig ist, besteht bis 1995. Dann werden beide in ein Referat zusammengelegt und 2001 erfolgt die auch heute noch bestehende Untergliederung in Sachgebiete.

Bereits zum Sommersemester 1997 war das Rückmeldeverfahren an der LMU neu organisiert worden - eine große Erleichterung für Studierende und Verwaltung zugleich: mussten die Studierenden bis dahin jedes Semester noch persönlich erscheinen um einen Antrag auf Weiterstudium zu stellen, der von den Verwaltungsmitarbeitern entgegengenommen, abgestempelt und in der EDV eingetragen werden musste, genügt jetzt die fristgerechte Überweisung der Semesterbeiträge durch die Studierenden. Die Rückmeldung wird daraufhin automatisiert EDV-technisch verarbeitet und die neuen Studienpapiere werden den Studierenden postalisch zugesandt, kommen jedoch jedes Semester wegennicht mitgeteilter Adressänderung als "unzustellbar" in nicht geringem Ausmaßwieder zurück.

Zum Sommersemester 1999 wurden in Bayern Gebühren für ein Zweitstudium eingeführt; die Gebührenerhebung sowie die Bearbeitung von Befreiungsanträgen wurden als neue Aufgaben der Studentenkanzlei übertragen. Ab dem Sommersemester 2004 war von allen Studierenden ein Verwaltungsbeitrag zu erheben, zum Wintersemester 2005/06 kamen für Studierende, die die Regelstudienzeit um mehr als drei Semester überschritten, die so genannten Langzeitstudiengebühren hinzu; der Vollzug dieser neuen gestzlichen Regelungen einschließlich der Bearbeitung von Befreiungsanträgen oblag ebenfalls der Studentenkanzlei.

2002 zieht die Studentenkanzlei aus dem Nordflügel des Hauptgebäudes in ihre jetzigen Diensträume unter der Großen Aula um.

Mit der Einführung der allgemeinen Studienbeiträge 2007 entfielen zwar die Zweit- und Langzeitstudiengebühren - der Verwaltungskostenbeitrag wurde 2009 wieder abgeschafft - neben der Beitragserhebung und -befreiung, für die wegen der Komplexität ein eigenes Sachgebiet (SG 5) mit zusätzlichen fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingerichtet werden musste, hatte die Studentenkanzlei jedoch nun auch die universitätsseitigen Verwaltungsvorgänge bei der Ausreichung der Bayerischen Studienbeitragsdarlehen abzuwickeln. Nach der Abschaffung der Studienbeiträge zum Wintersemester 2013/14 wurde das Sachgebiet 4 wieder verkleinert, das neben dem weiterhin bestehenden Vollzug der so genannten "Bestenregelung" nun auch u.a Aufgaben im Zusammenhang mit dem im selben Semester neu eingeführten Semesterticket erledigt.

Aber nicht nur die eben genannten unbeeinflussbaren Zwänge von außen, zu denen auch die Umstellung aller Studiengänge im Rahmen der "Bologna-Reform" und die Eröffnung des Hochschulzugangs für beruflich Qualifizierte 2009 zu zählen sind, haben den beständigen Wandel der Arbeitsabläufe in der Studentenkanzlei bestimmt, sondern auch das interne Bestreben, sämtliche Dienstleistungen des Referats unter kundenorientierten Aspekten kontinuierlich zu verbessern. Basis dafür war zunächst die Einführung des neuen Campus-Management-Systems der HIS 2003 sowie die Schaffung einer umfangreichen Internetpräsenz, die im Jahr 2005 abgeschlossen war. Neben den nötigen inhaltlichen Informationen zu den einzelnen Services waren nun auch die Voraussetzung für diverse Onlinefunktionen gegeben, die in den Folgejahren in enger Zusammenarbeit mit den EDV-Spezialisten schrittweise ausgebaut wurden: 2005 kam erstmals das Onlinebewerbungs-Modul zum Einsatz, dank dessen bei der Bewerbung für einen örtlich zulassungsbeschränkten Studienplatz im Regelfall jetzt keine Unterlagen mehr eingeschickt werden müssen, seit 2006 ist die Antragstellung auf Immatrikulation via das Internet Standard und seit 2007 haben die Studierenden die Möglichkeit in einem Online-Selbstbedienungs-Portal ihr persönliches Beitragskonto einzusehen, sich jederzeit bequem von zu Hause aus Immatrikulations-, Studien- und Beitragsbescheinigungen auszudrucken oder Änderungen ihrer Wohnanschrift mitzuteilen.

Im November 2009 startete die Pilotphase des Studien-Informations-Service (SIS), einer gemeinsamen Einrichtung der Zentralen Studienberatung und der Studentenkanzlei, die im Februar 2010 in den regulären Dauerbetrieb überführt werden konnte. Seither steht die Hotline Studieninteressierten und Studierenden für studienrelevante telefonische Anfragen zur Verfügung.

Für die Gaststudierenden des Seniorenstudiums wurde zum Wintersemester 2011/12 ein automatisiertes Wiedereinschreibe- und Rückmeldeverfahren eröffnet, das zum Sommersemester 2016 auf die regulären Gaststudierenden ausgeweitet werden konnte.

Seit 2013 wird schrittweise für die Vergabe der Studienplätze in örtlich zulassungsbeschränkten Studiengängen das Dialogorientierte Servicverfahren (DoSV) eingeführt.