Datenschutz: Studierendendaten

Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten ihrer Studierenden, Gaststudierenden, Zweithörerinnen, Zweithörer und Frühstudierenden (immatrikulierte Personen) sehr ernst. Um die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sicherzustellen und die Sicherheit personenbezogener Daten bei der Übertragung zu gewährleisten, verwendet die LMU entsprechend dem aktuellen Stand der Technik angemessene Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von immatrikulierten Personen aus Anlass des Studiums an der LMU und ihren Partnerhochschulen. Mitumfasst sind vorgelagerte Verfahren (z.B. Bewerbungsverfahren für internationale Studierende).

Gemäß Art. 13, 14 DSGVO erhalten die immatrikulierten Personen nachfolgende Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der LMU.

Schutz der personenbezogenen Daten

Die Studentenkanzlei als matrikelführende Dienststelle nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Daher handeln wir bei der Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von personenbezogenen Daten streng nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Insbesondere Auskünfte, die personenbezogene Daten enthalten oder auf solche indirekt Rückschlüsse zulassen (z.B. ist eine Person überhaupt an der LMU immatrikuliert), werden grundsätzlich nur an die Betroffenen direkt (persönlich oder schriftlich) erteilt. An Dritte werden solche Auskünfte nur gegen Vorlage einer schriftlichen Einverständniserklärung (PDF, 116 KB) der betroffenen Person erteilt.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die

Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU)
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-0
E-Mail: poststelle@verwaltung.uni-muenchen.de

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in den jeweils zuständigen Dienststellen und Einrichtungen der LMU, z.B. Zentrale Universitätsverwaltung - hier beispielswiese vornehmlich in der Studierendenkanzlei und dem International Office - , zentrale Einrichtungen, Fakultäten, Institute, entsprechend der diesen jeweils obliegenden Aufgaben. Weitere Information zu den Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie unter https://www.lmu.de/

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) Der behördliche Datenschutzbeauftragte Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
Kontaktformular: www.lmu.de/datenschutz

3. Art der personenbezogenen Daten und Zwecke der Datenverarbeitung

a) Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Rahmen Ihres Studiums an der LMU verarbeiten wir von Ihnen regelmäßig folgende personenbezogene Daten:

• Personenbezogene Daten, die für die Durchführung von Zulassungs- und Voranmeldeverfahren nach dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz, von Eignungsverfahren und anderer für die Studienaufnahme an der LMU vorgesehener Verfahren, Bewerbungsverfahren im Rahmen von Mobilitätsprogrammen (etwa internationaler Studierendenaustausch) sowie der Immatrikulation erforderlich sind (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum und -ort, Hochschulzugangsberechtigung, Nachweis der Krankenversicherung, digitales Lichtbild für die LMUcard, gewählte Studienfächer, ggf. Vorliegen bestimmter Voraussetzungen für das Studium der gewählten Fächer, sonstige Bewerbungsunterlagen (etwa Sprachzertifikate, Motivations- und Empfehlungsschreiben) etc.);
• Personenbezogene Daten Ihres Studienverlaufs (Matrikelnummer, Fachsemester, Beurlaubungen, Zahlungsverkehr, z.B. bzgl. des Semesterbeitrags, Mitwirkung in der Lehre, allgemeiner E-Mail- und Schriftverkehr, Kontaktanfragen etc.) und als Alumni;
• Von Ihnen erbrachte Studien- und Prüfungsleistungen sowie damit im Zusammenhang stehende personenbezogene Daten (z.B. Prüfungsanmeldungen, Prüfungsergebnisse, Fehlversuche, ggf. ärztliche Atteste und Gutachten über Prüfungsunfähigkeit, Nachteilsausgleich, Teilnahmenachweise bei anwesenheitspflichtigen Veranstaltungen, Nachweise über an anderen Hochschulen erbrachte Leistungen etc.);
• Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit universitären Wahlen, mit der Wahrnehmung von Rechten in der akademischen Selbstverwaltung (z.B. Mitgliedschaft in der Studierendenvertretung) und mit vergleichbaren weiteren Anlässen, die sich aus Ihrem Status als Mitglied der LMU ergeben, anfallen;
• Sonstige personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft der LMU mitteilen oder die im Rahmen der Mitgliedschaft entstehen (z.B. im Fall von Ehrungen, Stipendien, Förderungen, Teilnahme an Gast- und Austauschprogrammen, Exkursionen sowie Sport- und Freizeitangeboten).
  

Es werden auch besonders schützenswerte Daten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet. Dies betrifft insbesondere Daten zum Vorliegen einer Behinderung (z.B. bei Angabe eines Grades der Behinderung) oder zum Gesundheitsstatus (z.B. im Fall einer Unfallmeldung).

Es werden – soweit erforderlich – aufgrund Gesetzes, insbesondere aufgrund Art. 87 Abs. 2 BayHIG und der maßgebenden Immatrikulations-, Rückmelde-, Beurlaubungs- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München, folgende personenbezogenen Daten erhoben:

• Anrede, Name, Vorname, Geburtsname,
• Geschlecht,
• Geburtsdatum, -ort und -land,
• Staatsangehörigkeit,
• Semester- und Heimatwohnsitz,
• Zeitpunkt, Ort und Art der Hochschulzugangsberechtigung, einschließlich etwaiger Noten,
• berufspraktische Tätigkeiten vor Aufnahme des Studiums,
• Praxissemester und Semester an Studienkollegs,
• Angaben zu einer gleichzeitig besuchten weiteren Hochschule, zu in vorausgehenden Semestern besuchten Hochschulen und der Hochschule der Ersteinschreibung sowie zu einem Auslandsstudium,
• Ort der angestrebten Abschlussprüfung,
• Angaben zu durch Anerkennung und Anrechnung erworbenen Leistungspunkten,
• Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des Prüfungsabschlusses, Prüfungserfolg und Gesamtnote abgelegter Prüfungen,
• Studienunterbrechungen nach Art und Dauer,
• Grund, Semester und Jahr bei Beurlaubungen und Exmatrikulation.

Darüber hinaus sind immatrikulierte Personen gemäß Art. 87 Abs. 2 BayHIG verpflichtet, weitere von der LMU und deren gemeinsamer Einrichtungen zu erhebenden Daten anzugeben, die erforderlich sind

• für die Immatrikulation, Beurlaubung und Exmatrikulation nach den Art. 87 bis 94 und den aufgrund von Art. 95 erlassenen Satzungen,
• für die Zulassung und Voranmeldung nach dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz, der Hochschulzulassungsverordnung sowie nach sonstigen Rechtsvorschriften und
• für die Meldung und Zulassung sowie die Abnahme von Prüfungen oder Studienleistungen nach den jeweiligen Prüfungs- und Studienordnungen.

Soweit dies für die Durchführung des Studiums, von Mobilitätsprogrammen oder der Mitgliedschaft erforderlich ist, werden ggf. folgende weitere personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet

• (private) E-Mail-Adresse,
• Foto (freiwillig, z.B. für Semesterticket),
• gewählte Lehrveranstaltungen mit Semesterwochenstunden,
• das Fach oder die Fächer, in dem oder in denen gewählte Lehrveranstaltungen stattfinden,
• Angaben zur Kooperationshochschule,
• Name und Kontaktdaten von Sorgeberechtigten,
• Name und Kontaktdaten eines Notfallkontaktes (bei Mobilitätsprogrammen),
• Learning Agreement (bei Mobilitätsprogrammen),
• Ausweiskopien (teilweise geschwärzt),
• Konto- und Bankinformationen (bei Stipendien),
• Ausleihdaten im Bibliothekssystem,
• Auslandsaufenthalte,
• spezifische Noten und Leistungsnachweise (z.B. im Rahmen von Weiterbildungen und beim Erwerb von Zusatzqualifikationen (z.B. Fremdsprachen),
• Protokolldaten im Active Directory.

b) Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient unter anderem dazu, Ihren Status als immatrikulierte Person oder Mitglied der LMU einzurichten, zu organisieren und zu verwalten (z.B. Durchführung von Eignungsprüfungen, Zweitstudium, Frühstudium, Immatrikulation, Exmatrikulation, Studienplatzwechsel), den Studienbetrieb studiengangsbezogen und prüfungsordnungskonform zu gestalten und zu koordinieren (z.B. Bereitstellung der erforderlichen DV- und IT-Infrastruktur, von E-Learning-Angeboten und den erforderlichen Plattformen, der Bibliotheksnutzung, der Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen), die Mitwirkung in der akademischen Selbstverwaltung sicherzustellen (z.B. Mitwirkung bei Hochschulwahlen, Mitarbeit in Hochschulgremien), Ihre Studien- und Mitgliedsangelegenheiten zu bearbeiten (z.B. Beurlaubungen, Studienaustausche, Anwesenheitsprüfungen), den Nachweis der von Ihnen erbrachten Studien- und Prüfungsleistungen zu ermöglichen (z.B. Urkundenerstellung), Ihnen beim erfolgreichen Abschluss des Studiums ein Zeugnis und andere Nachweise aushändigen und sonstige Vorgänge bearbeiten zu können, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als immatrikulierte Person bzw. Mitglied der LMU stehen (z.B. Nachweis für BaföG-Berechtigung, Nutzung des Semestertickets) oder um gesetzliche Pflichten im Zusammenhang mit Ihrem Studium zu erfüllen (z.B. Hochschulstatistik) oder andere gesetzliche Pflichten zu erfüllen (z.B. Durchsetzung des Hausrechts). Dies betrifft im Näheren konkret folgende Zwecke:

• Durchführung von Zulassungs- und Voranmeldeverfahren nach dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz, Eignungsfeststellungsverfahren, Eignungsprüfungen und Studienorientierungsverfahren:
  Bei der Durchführung von Voranmeldeverfahren, Eignungsfeststellungsverfahren und entsprechenden Verfahren werden die jeweiligen personenbezogenen Daten ausschließlich für den Zweck des Verfahrens in den jeweils zuständigen Einrichtungen erhoben und verarbeitet. Studienplatzbewerberinnen und -bewerber erhalten die Zugänge für die Durchführung der Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren.
  Immatrikulierte Personen erhalten passwortgeschützte Systemzugänge für die Onlineselbstbedienungsfunktionen zur Erstellung von Studienpapieren und - bescheinigungen bzw. zur Meldung von Adressänderungen. Die LMU protokolliert die Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten im Rahmen der gesetzmäßig bestehenden Rechenschaftspflicht nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.
• Durchführung der Immatrikulation, Rückmeldung und der Exmatrikulation: Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um an der LMU immatrikuliert und rückgemeldet sowie Leistungen der LMU in Anspruch nehmen zu können (z.B. Fachwechsel). Die Daten werden auch verarbeitet, um die Exmatrikulation vorzunehmen.
• Durchführung des Studiums und von Prüfungen im Rahmen der Prüfungs- und Studierendenverwaltung, Teilnahme an Lehrveranstaltungen und Nutzung von zentralen Einrichtungen der LMU (z.B. Universitätsbibliothek, Online-Zugänge): In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die personenbezogenen Daten für den Kontakt, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren-, Beitrags- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Regelungen, insbesondere gemäß der maßgeblichen Prüfungs- und Studienordnungen, der Lehramtsprüfungsordnungen, der Approbationsordnungen für Zahnmedizin, Humanmedizin und Tiermedizin genutzt (z.B. Administration von Staatsexamina).
• Durchführung internationaler Angelegenheiten und Mobilitätsprogrammen, wie Auslandssemester und sonstiger Auslands- oder Gastaufenthalte: Die personenbezogenen Daten werden für die Bereitstellung und die Abwicklung von Auslandsstudien, Austauschverfahren und Gastaufenthalten verarbeitet einschließlich entsprechender Bewerbungs- und Auswahlverfahren und Betreuungsprogrammen insbesondere internationaler Studierender.
• Durchführung von Stipendienangelegenheiten (z.B. Förderung qualifizierter immatrikulierter Personen): Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfasst die LMU abzuwickelnde Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an immatrikulierter Personen und AbsolventInnen.
• Bereitstellung und Steuerung von LMU-Systemzugängen: Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die notwendigen Verwaltungsdienste und Verwaltungsleistungen zur Verfügung stellen zu können (z.B. Campus-Kennung, Online- Portale, Lernplattformen, Videokonferenzdienste, Bibliotheksdienste).
• Wahrnehmung der Rechte als Mitglied der LMU (z.B. Wahrnehmung von Funktionen im Rahmen der akademischen Selbstverwaltung, Teilnahme an Sport- und Freizeitangeboten der LMU).
• Bereitstellung von Angeboten für ausgeschiedene immatrikulierte Personen: Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Verbundenheit mit der LMU auch nach dem Abschluss des Studiums aufrechtzuerhalten, an Veranstaltungen teilzunehmen und Informationen der LMU zu erhalten.
• Geltendmachung von Rechten und Ansprüchen (z.B. Hausrecht) und zur Durchführung von Rechtsbehelfs- und Rechtsstreitverfahren.
  

4. Rechtsgrundlagen

Gemäß Art. 87 Abs. 2 Satz 1 des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetzes (BayHIG) sind Studierende zur Angabe von bestimmten personenbezogenen Daten verpflichtet. Gemäß Art. 87 Abs. 3 BayHIG können neben den Studierenden weitere Personen immatrikuliert werden, die entsprechend der jeweils geltenden Satzung - vorliegend die Immatrikulations-, Rückmelde-, Beurlaubungs- und Exmatrikulationssatzung - zur Angabe entsprechender Daten, die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind, verpflichtet sind.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bayerische Datenschutzgesetz (BayDSG) bestimmen ergänzend, dass personenbezogene Daten erhoben werden dürfen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der erhebenden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die LMU unterliegt, dienen Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, Abs. 3 Satz 1 Buchst. b DSGVO, in Verbindung mit der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung, der Wahlordnung für die staatlichen Hochschulen (BayHSchWO), den Prüfungs- und Studienordnungen der LMU, gemäß Art. 13, Art. 121 Abs. 5 BayHIG, dem Gesetz über die Statistik für das Hochschulwesen sowie für die Berufsakademien – Hochschulstatistikgesetz (§§ 3, 5 HStatG i.V.m. § 15 BStatG), der gesetzlichen Haushaltsbestimmungen und dem Sozialgesetzbuch V als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der LMU übertragen wurde, so erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e), Abs. 3 Satz 1 Buchst. b) DSGVO, Art. 87 BayHIG in Verbindung mit der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung, der Wahlordnung für die staatlichen Hochschulen (BayHSchWO), den Prüfungs- und Studienordnungen der LMU, der Lehramtsprüfungsordnung I und II (LPO I, II), den Approbationsordnungen für Ärzte in den Fachbereichen Medizin, Zahnmedizin und Tiermedizin (ÄApprO, TappO, ZApprO), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG), der Hochschulzulassungsverordnung (HZV), dem Gesetz über die Statistik für das Hochschulwesen sowie für die Berufsakademien – Hochschulstatistikgesetz (§§ 3, 5 HStatG i.V.m. § 15 BStatG) dem Sozialgesetzbuch V sowie ggf. weiterer im Einzelfall anwendbarer Gesetze und Regelungen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die Datenübermittlung an das Bayerische Justizprüfungsamt (LJPA) erfolgt gemäß Art. 5 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG i.V.m. §§ 27 Abs.1 Nr. 2, 38 Satz 1, 42 Ausbildungs- und Prüfungsordnung für Juristen (JAPO).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Bewerbung oder Online- Einschreibung erfolgt nur in dem Umfang, wie es für die Einschreibung erforderlich ist und unter Beachtung der geltenden Bestimmungen.

Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten ermittelt die LMU in den Systemen die berechtigten immatrikulierten Personen, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung personenbezogener Daten an externe Stipendiengebende erfolgt nur mit einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ohne Einwilligung in die Datenübermittlung ist eine Teilnahme an den Stipendienvergaben nicht zulässig.

Soweit die LMU von den immatrikulierten Personen im Übrigen eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke eingeholt, ist die Verarbeitung aufgrund dieser Einwilligung bis zum Widerruf derselben zulässig. Der Widerruf erfolgt stets nur für die Zukunft und berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten nicht.

Soweit die LMU mit den immatrikulierten Personen einen Vertrag abschließt (etwa im Rahmen eines Stipendiums), erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung des Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

5. (Kategorien von) Empfänger von personenbezogenen Daten und Datenübermittlungen in Drittländer

Ihre an der LMU erhobenen Daten werden universitätsintern verarbeitet und weitergeleitet, soweit dies zur Erfüllung der der LMU obliegenden öffentlichen Aufgaben und gesetzlichen Pflichten zulässig und erforderlich ist.

Als interne Empfänger sind dies insbesondere die zuständigen Stellen in der zentralen Universitätsverwaltung und in den zentralen Einrichtungen, insbesondere der Universitätsbibliothek, sowie in den betreffenden Fakultäten und anderen erforderlichen universitären Einrichtungen und Dienststellen, soweit dies für die Organisation oder Durchführung des Studiums oder zur Erfüllung von Aufgaben bzw. gesetzlicher Pflichten der LMU erforderlich ist.

Beschäftigte der LMU erhalten Einblick in Ihre im Rahmen der Bewerbung, Immatrikulation oder Rückmeldung oder für sonstige Zwecke erhobenen bzw. verarbeiteten Daten nur, wenn es für die Erfüllung der diesen durch die LMU übertragenen dienstlichen Aufgaben oder zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Die erhobenen Daten werden zu administrativen Zwecken in Systemen der LMU verwendet, sind nur den für die jeweilige Verarbeitung zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der LMU zugänglich und werden nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder nach erfolgter Einwilligung (z.B. mit wirksamer Vollmacht) weitergegeben. Eine unbefugte Weitergabe an Dritte, internationale Organisationen oder in ein Drittland erfolgt nicht.

Bei Studiengängen, die am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sogenannten dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV), teilnehmen, werden Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort hinterlegten Daten abgeglichen (§ 37 Buchst. a Bayerische Hochschulzulassungsverordnung). Die Stiftung für Hochschulzulassung erstellt im Namen und im Auftrag der LMU Ablehnungs- und Ausschlussbescheide sowie Zulassungs- und Rückstellungsbescheide und stellt diese im DoSV-Portal bereit; hierzu hat die LMU mit der Stiftung für Hochschulzulassung einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Im Rahmen der rechtlichen Vorgaben der ÄAppO, ZAppO und TAppV werden Daten mit dem Institut für Medizinische und Pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) sowie mit der Regierung von Oberbayern ausgetauscht, soweit dies zur Erteilung der Approbation erforderlich ist.

Der Datenaustausch mit dem Bayerischen Landesjustizprüfungsamt (LJPA) findet auf dessen Ersuchen hin und über verschlüsselte Kommunikation statt. Dem LJPA werden die immatrikulierten Personen gemeldet, die für das 1. Juristische Staatsexamen zugelassen sind (Personalnummer, Prüfungsdatum, Gesamtnote, Notenverbesserung, Schwerpunktbereich, Prüfungsuniversität, Familienname, Geschlecht, Geburtsdatum). Das Prüfungsamt Jura meldet die bestandenen und nicht bestandenen Schwerpunktbereiche mit Note an das LJPA. (Matrikelnummer, Familienname, Geschlecht, Geburtsdatum, Freiversuch).

Im Rahmen der Immatrikulation und des Studienverlaufs erfolgt soweit erforderlich ein Abgleich personenbezogener Daten mit der jeweiligen Krankenkasse (§ 199a SGB V) sowie eine Datenübermittlung an das zuständige Studierendenwerk im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (§§ 47, 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Auskünfte, die personenbezogene Daten enthalten oder auf solche indirekt Rückschlüsse zulassen (z.B. ob eine Person an der LMU immatrikuliert ist), werden grundsätzlich nur an die Betroffenen direkt (persönlich oder schriftlich) erteilt. An Dritte werden solche Auskünfte nur gegen Vorlage einer schriftlichen Einwilligungserklärung (Vollmacht) erteilt und wenn keine rechtlichen Gründe entgegenstehen.

Für die Erfüllung der der LMU obliegenden öffentlichen Aufgaben und der gesetzlichen Pflichten verarbeitet die LMU ihre Daten auch am Leibniz-Rechenzentrum (LRZ), einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt. Das gilt u.a. für das Bibliothekssystem. Die technische Betreuung erfolgt durch die Verbundzentrale der Bayerischen Staatsbibliothek und über die Universitätsbibliothek der LMU.

Im Rahmen von Mobilitätsprogrammen, gemeinsam angebotenen Studienangeboten oder ähnlichen Kooperationen werden personenbezogene Daten an die Partnereinrichtungen übermittelt, sofern dies für die Durchführung der Kooperation erforderlich ist. Dies betrifft beispielsweise Stamm- und Kontaktdaten, Geschlecht, Bewerbungsunterlagen, Zulassungs- und Immatrikulationsdaten, Studiendaten und Leistungsnachweise, Visa-Informationen und Finanzdaten sowie Gesundheitsdaten über Behinderungen. Sofern die Partnereinrichtung in einem Drittland ist oder es sich um eine internationale Organisation handelt, erfolgt die Datenübermittlung nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, d.h. auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, sonstiger geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln) oder in Ausnahmefällen auf Grundlage einer Ausnahme nach Art. 49 DSGVO (insbesondere zur Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person von der LMU abgeschlossenen Vertrags).

Im Falle von drittmittelgeförderten Mobilitätsprogrammen (wie Erasmus+, DAAD PROMOS, Fulbright etc.) ist die LMU verpflichtet, zur Durchführung der Förderung und der vorzunehmenden Prüfung der Verwendung bestimmte personenbezogene Daten der betroffenen Studierenden zu verarbeiten und an den Mittelgeber weiterzuleiten, insbesondere Name, Geschlecht, Nationalität, E-Mail-Adresse, Nachweise von Sonderbedürfnissen (Behinderung, Kind) sowie Daten zu Studium und Mobilität.

Für die Durchführung von Mobilitätsprogrammen setzt die LMU IT-Lösungen externer Dienstleister ein, insbesondere die Online-Software MoveON und MoveIN des Anbieters QS unisolution GmbH (Stuttgart). Die Datenverarbeitung erfolgt dabei ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland, einem anderen Staat der Europäischen Union oder in einem Land des Europäischen Wirtschaftsraumes.

Soweit erforderlich und gesetzlich vorgesehen bzw. gesetzlich verpflichtend erfolgt eine Datenübermittlung auch an das Studierendenwerk, an Krankenkassen, an die Bayerische Unfallkasse, das LMU-Klinikum (z.B. im Fall von Medizinstudierenden) und andere staatliche Einrichtungen. Die Datenweitergabe beruht entweder auf einer gesetzlichen Pflicht oder auf Ihrer Einwilligung.

Für die Studierenden- und Prüfungsstatistik werden anonymisierte Daten an das Bayerische Landesamt für Statistik weitergegeben.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling, automatisierte Verarbeitungen

Es findet keine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt.

Die LMU analysiert anonymisierte (nicht personenbeziehbare) Studienverlaufsdaten, um Beratungsangebote und Fördermaßnahmen zu optimieren.

Bei Bewerbungen um Auslandssemester an ausländischen Partnerhochschulen werden aktuelle arithmetische Prüfungsnotenschnitte zur Verarbeitung im Mobilitätsmanagement-System „MoveOn“ als Entscheidungsgrundlage für die Vergabe von Plätzen geliefert, sofern mehr Bewerbungen vorliegen als Plätze vorhanden sind. Die Daten werden nicht ohne Zustimmung weitergegeben oder rein automatisierten Auswertungen zugeführt.

Die für die Sicherheit der Daten erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen dem Stand der Technik und werden regelmäßig überprüft und ggf. angepasst. Die Verfahren, mit denen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten automatisiert erfolgt, werden durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU überprüft.

7. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten bestehen.

Daten von Studienplatzbewerberinnen und -bewerbern - auch im Rahmen des Zulassungsverfahrens gemäß HZV - werden ausschließlich zur Bearbeitung von Bewerbungen genutzt. Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten nach zwei Jahren nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder vernichtet (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (Art. 89 DSGVO i.V.m. Art. 26 Abs. 6 BayDSG)

Von immatrikulierten Personen speichert die LMU die personenbezogenen Daten für die Dauer des Studiums und darüber hinaus nach den gesetzlichen Vorgaben. Die Dauer richtet sich nach der Art und dem Verwendungszweck des Datums.

• Im Fall von Zulassungs-, Voranmelde- und Eignungsverfahren sowie entsprechenden Verfahren kann eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zwei Jahren vorgesehen sein. Soweit die Datenverarbeitung nur auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Löschung der Daten nach erfolgtem Widerruf, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Studienunterlagen werden grundsätzlich für die Dauer des Studiums und ggf. bis zu weiteren zehn Jahren aufbewahrt. Ein reduzierter Personenstammdatensatz (einschließlich Prüfungsgrundakt) wird für die Dauer von bis zu hundert Jahren gespeichert und im Anschluss soweit gesetzlich geboten archiviert. Der Datensatz enthält insbesondere Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung eines akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Exmatrikulation erfolgt ist. Die Aufbewahrung dient den Zwecken, Auskünfte ggf. an Sozialversicherungsträger (z.B. Rentenversicherung) geben zu können und gesetzmäßige Dokumentationspflichten, Abschlüsse im öffentlichen Interesse nachvollziehen zu können, zu erfüllen.
• Prüfungsunterlagen werden grundsätzlich für die Dauer des Studiums im Anschluss und für bis zu weiteren fünf Jahren aufbewahrt, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ergebnis der jeweiligen Prüfung (z.B. Modulprüfung) mitgeteilt wurde. Ein reduzierter Prüfungsgrundakt (z.B. Studienabschluss) wird dauerhaft archiviert (KMS X/4 – 6 /192 980 vom 20.12.1993).
• Personenbezogene Daten, die Finanztransaktionen betreffen (z.B. Studienbeiträge, Studiengebühren) müssen auf der Grundlage des Haushalt- Abgaben- und Steuerrechts für die Dauer von bis zu zehn Jahren gespeichert werden.
• Daten in den Bibliothekssystemen werden gelöscht nach erfolgter Exmatrikulation. Sollte ein Konto noch mit Ausleihen oder Gebühren belastet sein, werden Daten bis zur Bereinigung des Kontos aufgehoben und unmittelbar danach gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
• Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums, je nach Art und Zweck des Schriftverkehrs mindestens aber zwei bis längstens zehn Jahre gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.
• Personenbezogene Daten, die nur auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden nach erfolgtem Widerruf der Einwilligungserklärung gelöscht.

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben werden Prüfungs- und Studienunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen archiviert oder gelöscht und vernichtet.

8. Pflicht zur Angabe von personenbezogenen Daten

Von der LMU werden unter anderem im Zuge des Vollzuges des Hochschulzulassungsgesetzes und der Hochschulzulassungsverordnung erforderliche personenbezogene Daten gemäß Art. 87 Abs. 2 BayHIG und Art. 87 Abs. 3 BayHIG erhoben, wobei die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder zwingend angegeben werden müssen, um am Zulassungsverfahren teilnehmen zu können.

Von der LMU im Rahmen der Immatrikulation, Beurlaubung und Rückmeldung erhobene Daten müssen angegeben werden, um immatrikuliert, beurlaubt und rückgemeldet werden zu können.

Werden personenbezogene Daten gemäß Art. 87 BayHIG nicht angegeben, können darauf beruhende Anträge (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) nicht bearbeitet werden und entsprechende Ansprüche verloren gehen.

Soweit es sich um freiwillige Daten handelt, z.B. die Angabe einer E-Mail-Adresse zur Alumnipflege, führt die Nichtangabe zu keinem Nachteil der Inanspruchnahme von Leistungen der LMU. Es kann allenfalls ein Komfortverlust entstehen, weil einzelne Angebote oder Dienste nicht nutzbar sind.

Soweit die personenbezogenen Daten nicht durch die LMU erhoben, durch Sie selbst bereitgestellt oder mitgeteilt oder bei sonstigen Vorgängen durch eine zuständige Behörde mitgeteilt werden, ergeben sie sich aus den Verwaltungsvorgängen im Studienverlauf (z.B. Noten, Nachteilsausgleich, Abwesenheiten, Protokolldaten).

9. Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei Fragen oder Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich gerne jederzeit an die jeweilige Dienststelle wenden, die die jeweiligen Daten verarbeitet oder an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU.

Als immatrikulierte Personen stehen Ihnen folgende Rechte nach Art. 12ff. DSGVO zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so besteht das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, besteht ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden (Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in eine Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, besteht gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Es besteht das Recht, datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
• Es besteht das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob im Hinblick auf eine Verarbeitung eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
• Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die LMU, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft soweit geboten die erforderlichen Maßnahmen.

• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die für die LMU zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (https://www.datenschutz-bayern.de/).

Bitte wenden Sie sich immer zuerst an die LMU bzw. die jeweilige datenverarbeitende Dienststelle, um eine zeitnahe Klärung Ihrer Anliegen bzw. Ihrer Fragen zu ermöglichen, da Sie auch von der Datenschutz-Aufsichtsbehörde regelmäßig zunächst an die LMU verwiesen werden.