Informationen zum Datenschutz

Datenschutzkontaktperson

Die Rolle der Datenschutzkontaktperson des Departments Psychologie ist es, vermittelnd und lenkend zwischen den Anwenderinnen bzw. Anwendern in Forschung und Lehre am Department und de behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität zu stehen.

Dazu gehört:

• Unterstützung der organisatorischen Einheit/Dienststelle (am Department Psychologie)
• Koordination bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten
• Meldung von (etwaigen) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
• Unterstützung der behördlichen Datenschutzbeauftragten (z.B. beim Informationsfluss)

Umfassende Informationen der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Im Serviceportal hat das Team Datenschutz eine umfangreiche Sammlung an Informationen bereitgestellt, die die meisten anfänglichen Fragen abdecken dürften

Bitte überprüfen Sie vor einer persönlichen Kontaktaufnahme, ob Ihre Fragen hier auch schon beantwortet werden können.

Grundsätzlich gelten folgende Regelungen:

• Privatgeräte sind grundsätzlich nicht zugelassen.
• Bitte treffen Sie zu Hause und speziell beim mobilen Arbeiten Vorsichtsmaßnahmen, damit es weder zu Datenverlust noch Datendiebstahl kommt.
• Verwenden Sie sichere Passwörter und lassen sie keine sensiblen Unterlagen frei liegen.
• Sperren Sie Ihren Dienstrechner, wenn sie ihn verlassen.
• Nutzen Sie den Outlook Web Client.
• Schließen Sie sensible Akten weg und achten Sie darauf, dass Besucher keine Daten auf Ihrem Tisch sehen können.
• Nutzen Sie für dienstliche Zwecke nur Ihre dienstliche E-Mail Adresse.
• Sperren Sie Ihr Büro ab sobald Sie es verlassen.
• Vernichten Sie Dokumente nach der Speicherfrist fachgemäß.
  Die Zeiträume können im Serviceportal eingesehen werden.

Zusätzlich weisen wir darauf hin, dass Sie sich im Serviceportal inzwischen mit einer recht umfangreiche Sammlung praktischer Tipps über die Einhaltung der Datenschutzvorgaben in unserer alltäglichen Arbeit informieren können. Der Bereich Datenschutz deckt beispielsweise folgende Rubriken und Unterpunkte relevanter Bereiche in Administration, Forschung und Lehre ab:

Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass...

• Verarbeitungsverzeichnisse bis zur Einführung eines technisch einfacheren elektronischen Verzeichnisses von Ihnen per E-Mail an die Datenschutzkontaktperson geschickt, und dann von uns an die behördlichen Datenschutzbeauftragten weitergeleitet werden.
  Näheres siehe auch unten.
• Meldungen eines Datenschutzvorfalls (unbefugte Dritte erhalten Zugang zu personenbezogenen Daten) erfolgen im ersten Schritt an die Datenschutzkontaktperson sowie die behördlichen Datenschutzbeauftragten per Meldeformular (über das Serviceportal).
  Ist der Vorfall gravierend und muss durch die behördlichen Datenschutzbeauftragten dem bayerischen Landesbeauftragten für Datenschutz gemeldet werden, muss dies innerhalb von 72 Stunden erfolgen.
  Hier ist also unbedingt Eile geboten!

Kontaktmöglichkeiten

Für den Fall, dass...

• Ihre Frage nicht über das Angebot im Serviceportal beantwortet wird,
• Sie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, z.B. weil Unbefugte sich Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verschafft haben (könnten),
• Sie eine Stellungnahme der lokalen Datenschutzkontaktperson für Ihre Verarbeitungsbeschreibung benötigen (weitere Info s.u.),
• Sie weitere Fragen haben,

erreichen Sie die Datenschutzkontaktperson per E-Mail: datenschutz.psychologie@psy.lmu.deBitte beachten Sie, dass es zu Zeiten erhöhter Lehraufgaben (Klausuren, Semesterbeginn) unter Umständen vorkommen kann und wird, dass Ihre Mail nicht unmittelbar beantwortet werden kann.

Stellungnahme der lokalen Datenschutzkontaktperson zur Verarbeitungsbeschreibung

Für Ihre Beschreibung einer Verarbeitungstätigkeit benötigen Sie unter Punkt 11 eine Stellungnahme der lokalen Datenschutzkontaktperson.

In dieser Beschreibung sollte - kurz gesagt - klar werden, welche Daten Sie warum von welchem Personenkreis erheben, wer auf die Daten Zugriff hat, wie Sie sicherstellen, dass die Daten geschützt sind und wann Sie die Daten wieder löschen. In Zukunft soll der ganze Prozess komplett online möglich sein, bis dahin müssen wir uns mit folgendem Vorgehen behelfen:

1. Sie schicken das möglichst vollständig ausgefüllte Dokument als .docx-Datei an datenschutz.psychologie@psy.lmu.de
2. Wir kommentieren und weisen auf fehlende oder unzureichende Informationen hin die Sie bitte ergänzen.
3. Wir wiederholen Schritt 1. und 2. bis wir keine Probleme mehr entdecken.
4. Wir leiten die Beschreibung an die behördlichen Datenschutzbeauftragten weiter.
5. Die Datenschutzbeauftragten kommentieren und weisen auf fehlende oder unzureichende Informationen hin, schicken das Dokument an uns und wir dann wieder Ihnen zu, damit Sie es entsprechend ergänzen können.
6. Wir wiederholen Schritt 1, 4 und 5, bis auch die Datenschutzbeauftragten keine Einwände mehr haben.